Comment organiser sa paperasse?

Quand vient le temps de parler d’organisation de paperasse, un gros point d’interrogation vient dans notre esprit à savoir combien de temps on doit garder nos documents. Au lieu de les jeter, on les accumule, ainsi on ne sera pas dans le trouble. Est-ce votre situation? Le gros problème avec cette situation c’est que lorsqu’on accumule et qu’on n’est moindrement pas bien organisé, on a de la difficulté à s’y retrouver. Quel casse-tête tout ça!

 

Aujourd’hui, j’ai envie de vous aider à organiser vos dossiers papiers en un rien de temps. On va parler des grandes catégories de rangement, des différentes options de classement possibles et combien de temps on doit garder nos documents

Les grandes catégories

La première chose à faire c’est un tri. On prend tous les papiers et on les place dans des piles. On peut se faire des étiquettes rapides sur un bout de papier pour bien se souvenir de chaque catégorie. Maintenant, on divise le tout en huit catégories principales. Voici un tableau qui vous aidera à comprendre ce que chaque catégorie doit comprendre :

Les options de rangement

Ensuite, selon ce qu’on a comme pile, on prépare une filière avec toutes les grandes catégories et dans chaque catégorie on prépare des dossiers bien étiquetées avec chaque sous-catégorie. C’est important de créer un seul endroit où classer ses documents car sinon vous ne vous souviendrez plus qu’est-ce qui va où et le désordre reviendra. Plus c’est simple, plus facile ce sera pour garder le tout à l’ordre. On peut choisir:
  • Une filière simple dans un meuble à tiroirs. C’est la méthode la plus populaire et celle à prioriser si on a beaucoup de documents.

  • Une boîte de plastique avec un couvercle qui s’ouvre à moitié. Cette option est pratique si on ne veut pas trop investir.

 

 

 

 

  • Une boite à filière en accordéon. Je vous suggère d’opter pour cette option pour les factures de l’année en cours ou pour regrouper les documents d’impôts durant l’année en cours si votre filière est moins accessible.

  • Des boites range-revues individuelles. Certaines personnes aiment ce genre de classement, mais on est un peu plus limité dans l’espace dans chaque des boites. 

On jette, on jette, on jette!

La prochaine étape et bien, on prend chaque pile et on jette tout ce qu’on est sûr que ce n’est plus bon : tout ce qui expiré, des factures d’objets que vous ne possédez plus, des factures de plus d’un an pour des services tel que le cell, hydro, internet, gaz, compte de banque, payes (sauf si besoin pour business, alors on met ça dans impôts). Si vous n’osez pas jeter directement, il existe des entreprises de déchiquetage qui peuvent vous permettre pour peu de frais de déchiqueter vos documents assez facilement.

Quoi garder et combien de temps ?

On ne sait jamais combien de temps on doit garder un document. Voici les différentes périodes importantes et les documents que l’on doit garder dans chacun des catégories, ceci vous permettra de savoir combien de temps on doit garder un document.

Pendant 6 mois:

• Factures de réparation d’appareils électroménagers ou domestiques;
• Factures de réparation d’automobile ou de motocyclette;
• Factures de cellulaire;

Pendant 1 an:

• Factures de téléphone;
• Factures d’accès Internet;
• Factures de télévision par câble ou satellite;

Pendant 3 ans:

• Reçus de loyer;
• Reçus de taxes municipales, scolaires ou d’eau;
• Factures d’électricité, de gaz ou de mazout;
• Factures de soins de santé et d’honoraires professionnels;
• Livrets ou relevés de compte;

Pendant 6 ans:

• Contrat de vente d’une maison ou d’un terrain;
• Déclarations de revenus et documents connexes;
• Quittance de prêt hypothécaire;
• Talons de paie;
• Talons de prestations d’assurance-emploi;

Pendant toute la durée de la possession:

• Bail;
• Contrat d’achat d’une maison ou d’un terrain, d’un véhicule ou d’une moto;
• Facture et certificat de garantie d’un appareil électrique ou audio, d’un appareil électroménager, d’un bien coûteux;
• Factures et états de compte d’un bien payé avec une carte de crédit;
• Factures de services ou de loisirs;
• Factures de frais de scolarité;
• Certificats de garantie spécifique (pneus, traitement antirouille, etc.);
• Polices d’assurances et vie de toutes sortes;
• Tous les placements à court ou long terme;

Tout au long de notre vie:

• Jugement de séparation ou de divorce;
• Contrat de mariage, d’union civile ou d’union de fait;
• Diplômes et certificats d’études, testament;
• Actes d’adoption;
• Carnet de santé;
• Certificat de naissance;
• Certificat de décès d’un proche;

Le plus important à savoir c’est pour l’impôt on doit garder les documents 7 ans i.e. 6 ans d’archives plus l’année en cours. Pour le reste, il y a beaucoup de documents que l’on peut se départir après un an comme on vous l’a mentionné dans le point #3. Il est important de faire attention de bien garder les documents que nous devons garder tout au long de notre vie tels que les jugements de séparation, de divorce, les contrats de mariage, testaments, etc. Source : http://www.banq.qc.ca/documents/a_propos_banq/nos_publications/nos_publications_a_z/ARCHPER.pdf Gouvernement du Québec, 2017,

Sécurité avant tout
Le dernier point est de penser à la sécurité de vos documents de valeur. Je vous recommande fortement de vous procurer un coffret de sûreté qui est résistant au feu et à l’eau. Ça vaut vraiment la peine d’investir quelques dizaines de dollars pour y conserver tous les documents importants qui sont dans la section à garder tout au long de notre vie. Étant donné que ce ne sont pas des documents auxquels nous avons recours souvent, il est préférable de les garder en lieu sûr. Ainsi vous ne chercherez pas ces documents et ils seront bien en sécurité afin qu’ils ne leurs arrivent rien.

N’est-ce pas agréable de pouvoir se retrouver dans sa paperasse. J’espère que ces conseils vous seront utiles, n’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide! HarmonieOP.com, il vous est aussi possible de visionner cet article: Organiser sa paperasse

L'auteur

Stéphanie Galipeau

www.harmonieop.com

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